IT小技―Wordで連番を入れる!

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仕事でWordを使っていて、ふと思った。「Excelみたいに、連番をちゃちゃっと入れられないか?」Excelなら、最初の数字を2個ばかり入れて(たとえば最初のセルに1,次のセルに2とか)、それらのセルを選択してセル右下隅のポチをドラッグすれば、あ~ら不思議、連続番号が入りました、となるのだが、Wordでこれをするにはどうすればいいのか?

Wordは本来表計算を得意としていないというか、それが目的ではないので、Excelのようにスマートにはできない。そこで、「フィールド」を使う。フィールドのカテゴリのうち、「番号」というのがあるので、それを選ぶとAutoNumとSeqが出てくる。両方とも、説明は「連番」なのだが、機能はまったく違う。

AutoNumは、何のてらいもない連番で、フィールドが現れるたびに1から増分したものを自動生成してくれる。ちなみに開始番号が指定できないので、これがもっとも不便だ。そうそう、1から始まるものばかりじゃないだろ、と突っ込んでみる。

Seqは、本来は図の番号や表の番号を自動的に生成するためのものだ。なので、特定のラベル(連番の種類を識別するもの、ほかになければそのものずばりの「連番」でもいい)を持つフィールドについて、フィールドが現れるたびに1増分したものを自動生成してくれる。Seqの場合は、開始番号が指定できるので、便利である。ちなみに、Wordのメニューから入力するには、フィールドを直接編集した方が楽だ。たとえば、以下のようにフィールド文字列が構成されればいい。

{Seq 連番 \r 開始番号}

「連番」はラベル、「開始番号」は文字どおり開始番号だ。これで、好きな番号から連番を振ることができる。ひとつ気を付けるのは、\rで始める開始番号を指定するのは、最初に現れるフィールドのみにしなければならない。そうでないと、全部同じ番号になってしまう、念のため。

フィールドを編集するには、入力済みのフィールドの上にカーソルを持っていき、Shift+F9を押す。編集が終わったら、またShift+F9で元に戻す。フィールドの上にカーソルがある状態でF9を押せば、最新の状態に更新される。全選択してF9を押せば、すべてのフィールドを一気に更新できる。

以上、小技でした。

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