Wordで新旧文書の違いを効率的に見つけるには?

Wordはビジネスで使用するソフトですが、同じような文書があって、どっちがどういう風に変わったかわからなくなっちゃった、ということってありますね。文書をもらって作業していたら、「書き換えたからまた送るよ~」ってなんだそりゃ!作業がムダになっちゃいますわ。

そういうときには、あいつ(誰?)が何を変えたかピックアップして、それを作業中の文書に取り込んでしまいましょう。こういうときに使うのが、Wordの「文書の比較」機能です。これも、意外と知らない人が多かったので、記事にしてみることにしました。

Word_compare_02

この機能は、Wordで文書を開いていなくても使えます。とにかく、Wordを立ち上げて下さい。

立ち上げたら、[校閲]タブの[比較]を選びます。メニューが開くので、ここでも[比較]を選びます。すると、冒頭の画面に。ちなみに、[組み込み]は、複数文書の編集をひとつの文書にまとめる機能です。実は、こっちの機能はまだ試したことがありません。

Word_compare_01

では、さっそく比較してみます。これは簡単で、冒頭の画面で[元の文書]と[変更された文書]をそれぞれ選ぶだけです。新旧の文書、と思っていればいいですね。[オプション]を押すと細かな指定ができます。

初めてなら、オプションの指定は不要でしょう。この場合、すべての変更がチェックされ、相違は単語レベル、違いが変更履歴として記録された文書が新規に作成されます。

Word_compare_04

モザイクばかりで何のことだかわからないYO!すいません。ペインが4つできますが、左端は相違内容のリスト(変更履歴と同じ)、中央が比較結果の文書、右上が元の文書、右下が変更後の文書です。画面が広くないとつらいですね、これは。

まぁ、元の文書と変更後の文書は、閉じてしまうこともできますので。

理想型は、比較結果文書を見ながら、作業中の文書に手を入れていくというものです。何がどのように変わったかひとつずつチェックしていき、不要な変更は無視して、有効な変更は取り入れて、という感じです。

これで、あいつ(誰?)が勝手に変更した文書の内容を、作業中の文書に取り込めたわけです。スッキリしました。

ところで、この比較機能ですが、最近のバージョンではずいぶん進化して使いやすくなりました。以前は、大きな移動や削除を行うと、変更ばかりになってどうしようもなかったのですが、今のバージョン(少なくとも2010以降)では、移動は移動として見つかったりします。

こういうの、便利に使いこなしたいですね。

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