メールの見出しの付け方あれこれ

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こんにちは、築地で働く編集者こと、なおさんです。仕事柄、平日なら一日に数十通のメールを受け取り、処理しますが、このときに困るのがメールの見出し(タイトル)です。見出しの付け方は、描き手の考え方や個性が出ていてそれはそれで趣深いのですが、こと仕事ということになると、困ることも多いのが事実。

この投稿では、こんなメールの見出しは困る!と名付けてお送りしましょう。

差出人の名前だけ。

「○○です。」(○○は差し出し人の名前)というものですね。誰から来たメールなのか一発でわかりますし、挨拶もかねているので、本文でわざわざ挨拶する必要がありません。しかし、何の要件できたメールなのかわかりませんし、返信し合いながら「Re: 」が付いていっても、何の話題についてのやり取りなのか、サッパリわかりません。

メールボックス内が、この手のメールで埋め尽くされていたら、あの件のメールはどれじゃ~ということになるでしょう。

宛先の名前だけ。

「○○様。」(○○は宛先の人の名前)というものですね。これもよく見かけるパターンです。「○○です。」に比べて劣るのは、受け取った人にはまったく役に立たない情報ということです。自分が○○なんだから、誰からのメールだかわからない時点で役立たず、と言うわけです。この手のメールも、返信し合いながら「Re: 」が付いていっても、何の話題についてのやり取りなのか、サッパリわかりません。

メールボックス内が、この手のメールで埋め尽くされていたら、さぞや異様な風景になることでしょう。

宛先の名前と差出人の名前のハイブリッド。

「○○さん、●●です。」というパターンで、意外と多く見かけます。上記2つのメリットを兼ね備えていますが、デメリットもそのまま継承していますので、両方入っている分だけ、ましと言えましょう。

挨拶文。

「こんにちは。」「お世話になります。」といったものだけ見出しになっているというものです。メールを書く人は楽ですよね。ほとんど定型文で、相手が誰であるかを気にする必要はありません。せいぜい、時間を気にするくらいでしょう(朝なら「おはようございます。」夜なら「こんばんは。」)。

これも、何のメールかわからないことではこれまでの3つと同じですが、役に立たないことではトップでしょう。次!

定型の要件のみ。

多いのはこれです。「○●の件」とかいうものですね。何の用事のメールなんだろう?という基本的なところはしっかり伝わりますし、比較的シンプルに書けますので、このようなパターンを使う人は多いんじゃないでしょうか?

しかしこれも、「契約書の件」「朝礼の件」「見積りの件」などとやられると、そんなのいっぱいあってわからないよ!ということになりかねません。シンプルでいいんですが、もう少し情報を足してあげましょう。

具体的な名詞+要件。

このへんが、実用的な見出しの最低レベルじゃないでしょうか?「プロジェクトXの契約書の件」「○○先生のパーティについて」などです。これなら、何の話なのか、バッチリ絞れますよね?少なくとも、その件に関わっている人にメールが送られるのですから、これで大丈夫でしょう。

ブログ主の場合、カッコ書きでプロジェクト名を書き、そのあとに個別の要件を続ける方式を推奨しています。

[プロジェクトX]企画書提出遅延のお知らせ

こんな感じですね。特に、複数の案件に関わっている人には、何の話に関連したメールなのか分類しやすく、ありがたいです。メールの見出しは受け取る側にとって有意なものですから、それを考えると長くて多少入力に面倒でも、これくらいの情報を含めてあげた方がよいと思います。

返信時に見出しを変える人。

さて、いろいろ気を遣った見出しを付けてメールを送っても、返ってきたメールにはまったく違う見出しが付いていることがあります。内容は引用なので、普通に返信すれば「Re: 」が付くはずなのですが、それでも書き換わっている。しかも、最初の方の3つのパターンにわざわざ変えて。

このあたりはよくわかりません。もしかすると、「●●です。」と名乗り、「○○様。」と相手に敬意を示すのが重要、と思っているのかも知れません。そういえば、電話で話すときには、最初に名乗ったりしますね。しかし、電話のやり取りは1セッションで目的を果たすことが多いですが、メールの場合は複数のセッションでようやく完結、ということもありますから、やはり一連の流れが掴みやすい方がいいですよね。

ということで、メールの見出しの話をしてきましたが、基本はやはり、受け取る側にとってわかりやすいものを、でしょう。それを考えるのは結構面倒なものではありますが、スムースなコミュニケーションを目指すなら、手を抜かない方が良いというポイントです。

とはいえ、疲れていたり忙しかったりすると、話題が切り替わっても「Re: 」だけで続けてしまうのですよねぇ…。

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