日によっては大量に到着するメール…。このメール、どのようなタイミングで返信するのが最適なのでしょうか？あ、ビジネスメールに限っての話ですからね。
私のポリシーというか、「こうありたい」というのは、「すぐに開封して内容を確認、対応を急ぎたいものはすぐに返信」です。
「こうありたい」と書いたのは、なかなかそうもできないときがあるからです。それは、忙しくてメールを開いている暇もないということではなく（それほど忙しい人なんているんでしょうか…）、何となくメールを開封したくないとか、そんなときです。
そんなときあるの？と聞かれそうですが、実際にはあるんですね。到着した未開封のメールを目の前にしながら、何となくこれは開けたくないみたいな…。それは、開いたことでアクションを起こさなければならないかも、でもそれはちょっと気が向かないみたいな、ちょっと複雑な感情でしょうか。
とはいえ、そんなことは言っていられません。基本的に仕事は、「相手のいるものは優先して」が基本だと思っています。自分の仕事はあとでいつでもできますから、まずは相手に動いてもらうためにそっちを優先するのです。
ですが、実際には自分の目の前の仕事を片付けてからメールはゆっくり対応、というケースが多いですね。あとで開いて見たら緊急のメールで、慌てて返事、ということもよくあります。メールに添付を忘れていたことの連絡とかだったら、スルーしたら相手に迷惑がかかります。
最近、メールなんてなかった昔は、どんな風に仕事をしていたのか思い出します。最も早い連絡手段は電話、次はFAX、次は郵便です。これ以外にはなし。電話、通じないな、じゃFAX入れておこうかな。でもFAXないんだよな、あそこ。仕方なく郵便を送っておく、そんな感じです。何ともおおらかでした。
メールにチャットにSNS、あまりにお互いの情報が速く流れるので、いつ処理したら何てことで悩むのでしょうね。もっとも、どんどん処理しないとたまる一方ですから。手紙が山のようにたまった、などという記憶はありません。その替わり、じっくりと対応したりするのですが。
数が多い分、軽くなっていればいいのですが、数が多くて重い内容だと返信も大変です。つくづく、大変な時代に生きているな、と思います。