大事なメールを迷惑メールに分類されないようにする方法のメモ。連続して大事なメールが迷惑メールに分類されてしまい、そのせいで返信が遅れてしまい迷惑をお掛けした。これを防ぐためには精神論ではダメで、具体的な対応がベターだ。Microsoft OfficeにくっついてくるOutlookには迷惑メールフィルタ機能が付いてくるが、誤分類を防ぐ機能も付いている。これを利用したい。
画面はOutlook 2010だが、2007でも2013でもだいたい同じだと思う。冒頭の画面で、［ホーム］で［迷惑メール］をドロップダウン、［迷惑メールのオプション…］をチョイス。「迷惑メールのオプション」ダイアログボックスがオープン。
Outlookの迷惑メールフィルタ機能は、「信頼できる差出人のリスト」「信頼できる宛先のリスト」「受信拒否リスト」とフィルタエンジンから成り立っている。フィルタエンジンが完全でないために誤分類が起きるので、3つのリストを駆使して信頼性を上げてやる。
具体的には、友人や取引先の人など、信頼できる人を「信頼できる差出人のリスト」「信頼できる宛先のリスト」に入れてやる。迷惑メールなのにそう認識されなかった人を「受信拒否リスト」に入れる。しかしこれらは手作業によるところも多いので、けっこう大変だ。
ただし「信頼できる差出人のリスト」には省力化の仕組みもある。［連絡先からの電子メールも信頼する］にはデフォルトでチェックが入っており、この場合には連絡先に登録してあるものはすべて安全と見なされる。なので、連絡先を積極的にメンテナンスするとよい。
さらに、［電子メールの送信先を自動的に［信頼できる差出人のリスト］に登録する］にチェックを入れると、一度送信した相手は自動的に安全になる。さらにさらに、テキストファイルからのインポート機能もある。
ただし、［連絡先からの電子メールも信頼する］を有効にしている場合でも、差出人を詐称している迷惑メールには通用しないことに注意したい。これを考えると、完璧な迷惑メール対策などないということになる。98%は排除されるというのを目標に、こまめにメンテナンスしたい。
ちなみに、ブログ主が愛用しているのはOutlookではなくジャストシステムのShurikenだが、こちらにも同様の仕組みがある。
こちらでは、ホワイトリスト、ブラックリストを駆使するほかに、やはりアドレス帳を使う仕組みがある。さらに、ホワイトワードといった仕組みもある。長く使っていて、迷惑メールフィルタ機能に不満はないが、より精度を上げるためにはこちらもこまめにメンテナンスが必要だ。
以上、送り主に迷惑を掛けない迷惑メール機能の使い方であった。