PDCAの「C」を検証する（2）

前日の続きです。

年も明けた早々、こんな記事を書きました。

年始め、PDCAを回す

この記事の主旨は、退社時間を1時間早めて、その分帰宅後の充実を図り、昼間の効率化を図る、というものでした。記事を書いてから2ヶ月が経過しましたが、果たしてどうなったのでしょうか？

まずは結果を書きました。

今日は、その原因を考察してみます。

帰れない理由を考えてみたら、だいたいこんなところでした。

1. 本業の編集業務によるもの。単純にこれをこなさなければ帰れないなど。
2. 会議が長引き、それによって本業の編集業務をこなす時間が減ったなど。
3. 帰り際、定時後にドタバタに巻き込まれるなど。
4. たくさん人が残っているので帰りにくい。

1は、明日のためにとにかく今日中にやっておかなければならないことがある、という状態です。原稿の推敲、ゲラへの赤入れ、企画書といった書類の準備など。やっておかなければスケジュールが遅延するので、半ば強制です。

2は、たとえば本来2時間である会議が、だらだらと長引いて3, 4時間になり、その後の業務を押してしまう、といった状態です。2時間を本業に割けなくなるのですから、その割をどこかで食うのは間違いありません。

3は、帰り際と書きましたが、定時後にあれやこれやと案件が発生する、といった状態です。だいたい定時が過ぎれば仕事はクローズモードに移行するのですが、中断が多いと、このクロージングもうまくいかず、時間がかかることになります。

4は、皆が仕事をしているのに一人だけ引き揚げるのは気が引けると言いますか、いかにも日本人と言えばそれまでですが、ありがちな心理です。

このうち1は、納期がある、仕事の絶対量は簡単に減らせない以上、ある程度はしようがありません。ここは、メリハリの付いた仕事をするという意味で、やるときには時間をかけてこなすも、それはできるだけ最小限に留める、という努力目標を設定するのみにします。何事も、徹底しすぎるとろくなことがありません。

次の2には、改善の余地があります。時間が長引いたと言っても、あまり実のある議論を行っていることは少ないものです。議題があいまい、そもそも結論を求めていない、堂々巡り、脇道に逸れる、運営上の問題もありますが、時限を徹底して、とにかくその時間までに終わらせる、という意気込みで会議参加者が全員それを意識することで、だいぶ改善されます。ただし、議題が多いときにも徹底すると、本来すべき議論も適当になりがちなので、これもそこそこにします。

その3ですが、これは「定時後に職場にはいないものとする」という周知を徹底して、少しはマシになりました。だいたい、誰もが9時とか10時とか、そんな時間までいるのを前提に仕事をするのがおかしいのです。この意識付けで、とにかく早い時間に用事を済ませるということになり、他の人もそれに倣えば、全体にとってもよいのではないかと思いました。

最後の4ですが、個々人で事情や状況は違うし、朝の時間の使い方、昼休みの取り方、はては休日の使い方も違ったりするのですから、気にするのがそもそも変なのです。しかし場の空気というか、そういったものを優先してしまうのが情けない。

まぁ、私一人が意識していても、その他が従来どおりでは、全体が改善される、という状況にはならないのですが。ここから2ヶ月は、50%は達成してみようと思うのです。100%を目指さないのがコツと言えます。