Wordで原稿を書くとは(2)

このシリーズも久しぶりになってしまいました。思いついてすぐ始めるのはいいのですが、すぐに飽きてしまうのが私のよい悪いところです。今回は、Microsoft Wordで原稿を書くということに2回目です。

第1回目である前回は、「オートコレクト機能」のお節介について書きました。便利さを前面に押し出しているこの機能も、原稿書きには危険きわまりない代物です。なので、そんなものはすぐに切ってしまえ!というのが主旨でした。

今回は、文書の自動化、について書きましょう。文書の自動化とは、たとえば章番号や節番号、図や表の番号などを、自動的に振ってくれたり、それを参照するときにいちいち番号を直接入れなくても、場所を指定するだけで勝手に置き換えてくれる、そんな機能です。

本当は、ほかにも自動化はあるのですが、まずはこんなところで。

第1章 ぺけぺけ
1.1 ぽこぽこ
1.1.1 ほえほえ

といったものは、「ぺけぺけ」「ぽこぽこ」「ほえほえ」だけを入れれば、勝手に番号をWordが入れてくれます。ただ、何も目印がないのに番号を振れるわけがないので、「スタイル」をあててやります。一般的には、「見出し1」「見出し2」「見出し3」とあててやればいいのですが、これだけでも足りません。

Word_autonumber_01

そこで、「アウトラインの開始」ボタンを押して、「新しいアウトラインの定義」を選び、アウトライン・レベルと見出しスタイルの関連付けをしてやります。

Word_autonumber_02

この結果、こうなります。

Word_autonumber_03

非常に便利ですね。途中に、見出しを追加したら、それよりあとの番号が、すべて自動でずれます。いちいち手動で振り直す必要もなく、非常に便利です。

また、図などの連番も、自動で振れます。「参考資料」の「図の番号」から形式を指定できます。

Word_autonumber_04

「番号付け」をクリックして、番号に「章番号」などを含める指定にしておきましょう。こうすると、「図X-Y」といった形式が簡単に作れます。区切り文字も選べます(バリエーションは少ないですが)。

Word_autonumber_05

まぁ、このように便利な感じがするのですが、

  • 参照を使いまくりで、文書を分けたときに参照エラーが続出してどこを参照していたのかわからなくなる。
  • 見出しのスタイルを編集するなどすると、アウトラインとの対応付けがなくなってしまうときがある。
  • 連番の区切り文字がシフトJISでないハイフンになっているときがある。
  • 箇条書きの行頭文字がやはり変な文字になっているときがある。

などと思いどおりに行かないことがあり、「うっきー」となることしばしばです。なので、こういう機能はできるだけ使ってくれない方がありがたいことが多いのです(それはそれで手動で管理する必要があり、面倒ではあるのですが)。

結局、Wordないで完結している分にはよいが、そこが出発点であるときにはいろいろ面倒なことが起きるというワケなのですよね。

次回は、Wordに図を埋め込んでくる場合のことを書きましょう。

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